グラビス・アーキテクツ株式会社

職員部業務システム最適化調査業務

プロジェクトの背景・概要

札幌市の正職員や臨時職員・非常勤職員の人事、給与、健康管理に関する事務を効率的に行うため、総務局職員部では、複数の業務システムを現在運用している。
しかし、複数の業務システムがこれまで最適化されないまま乱立しているため、一つの事務処理で複数のシステム間連携を必要とするなど、業務が非効率的であることや、フルスクラッチで開発した業務システムであるため、人事・給与制度や税制度、社会保障制度が変更となる都度、大規模な改修対応が必要となる等の課題を抱えている。
本業務では、現行の職員部事務運用及び職員部所管の業務システムの分析・検証を行った上で、効率的な事務運用と、それを実現するために必要かつ低コストで運用可能なシステム構築の検討を行い、その検討結果に基づいて札幌市が調達する業務システムの調達仕様書作成や調達契約に係る支援を行うことを目的とし、実施した。

職員部業務システム最適化調査業務

業務内容

業務システム最適化に向けて、以下の手順にて実施した。

  1. 現行業務分析と現行システム評価による改善方針の検討
    下記事項を実施し、職員部業務システムやそれに付随する職員部業務の問題点・課題の抽出や業務改善方針案を提示した。
    ・現行の職員部業務システムの現状分析・機能分析
    ・システムに付随して行う現行の職員部業務分析と業務改善方策案の検討
  2. システム再構築に係る情報システム化の範囲の提示
    業務分析から明らかになった問題点に対して、システム化によって解決できる範囲を示し、その実現性を検討し、システム調達のための業務要件等をまとめた。その際、再構築手法やシステム化する範囲について複数の選択肢を示し、それぞれのメリット・デメリットや経済性、効率性について分析、報告する。検討に当たっては、パッケージソフトの利用やスクラッチ開発等広く検討するとともに、SaaSやデータセンターの活用等ハードウェアの最適な管理手法についても十分検討した。また、各システムが持つ機能の統合の可能性や見直しを行い、効率的かつ正確な業務遂行ができるように検討した。
  3. 業務分析を検討後の業務フローの作成
    2で提示したシステム化範囲を前提とした業務フローを作成した。
  4. 調達契約の支援
    上記で実施した検討結果を基に、市が採用を決定したものに基づいて、以下作業を行い、各種成果物を作成した。
    ・システム再構築に係る最適な調達仕様の検討
    ・政府調達適用案件で公募に必要な仕様書案の作成
    ・上記仕様書案に即した概算経費の積算
    ・システム開発業者選定に係る技術提案書作成要領案の作成
    ・総合評価又は企画競争で選考する場合の評価項目及び評価基準の原案の検討
    ・再構築の工程別スケジュール案の検討

成果

  1. 約半年間というシステム規模に対して短い期間で、概算見積・要件定義・調達仕様書案作成などの作業を完遂
  2. スクラッチ開発や機能追加により煩雑化したシステムに対し、職員の運用負荷を低減できる最適なシステム構成を検討し仕様化
  3. 要件定義の内容から業務フローを作成し、業務を可視化
  4. 制度改正や改修への柔軟性向上やシステム運用経費の削減を実現
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