グラビス・アーキテクツ株式会社

旭川市業務システム最適化計画策定支援業務

プロジェクトの背景・概要

近年、少子高齢化や生活基盤の変化、社会の複雑化とともに、住民のニーズも多様化・複雑化しており、自治体には市民サービスの利便性と満足度の向上のため、業務の高度化・効率化が求められている。また、どの自治体も厳しい財政状況にある一方で、業務システムの導入や運用に多大な経費がかかっており、業務システムの経費削減も迫られている状況である。
旭川様においても、これらの課題を解決すべく、業務システム最適化(業務システムの統合や一元化、あるいは、業務運営の簡素化・標準化等)を行い、その効果として経費や業務処理時間の削減、公平性ある競争環境を目標とした以下の施策を検討した。

  1. 基幹系業務を担う中央情報システム(汎用機)の将来的なオープン系システム等への転換の是非
  2. 統合的な運用管理や情報管理等を効率的に行うため全体最適化の推進
  3. クラウドコンピューティングの活用を見据えた共通基盤の利用是非の検討

業務内容

業務システム最適化に向けて、以下の手順にて実施した。

  1. 現状分析と課題
    現状の業務システムを調査・分析し、情報資産の見える化を行うとともに、現状の問題や課題、共通化可能な機能や情報を抽出
  2. 基本方針の検討
    「1.現状分析と課題」で調査した情報をもとに、基本理念やあるべき姿など業務システム最適化の基本方針について検討
  3. 具体的な計画の策定
    「2.基本方針の検討」で作成した業務システム最適化の基本方針をもとに、あるべき姿から実現可能な範囲を示した最適化計画を作成。具体的には、実施スケジュールや体制、費用、実施効果を検討

成果

  1. 単年度で約1.5億円の経費削減が見込まれる、システムの最適化計画を策定
  2. 情報システムの現状調査にて現在抱える課題やリスクを可視化し、それらの解決案を定義
  3. 最適化を行うためのロードマップを策定し、毎年度実施すべき施策を明確化
  4. 基本理念の実現に繋がる、業務システム最適化実施による効果の可視化
旭川市業務システム最適化計画策定支援業務

本プロジェクトの遂行上の課題

~物理的な距離による移動コスト等を最小限に抑えたコンサルティングサービスの実現~

遠隔地の自治体(旭川市様)でも以下に示すナレッジプラットフォームを活用することで、対面ミーティングの回数削減やメンバー間のタイムリーな情報共有等を推進し、要員の移動コスト等を最小限に抑えて(市場価格の1/4のコスト)、高品質な業務システム最適化計画を策定した。
<ナレッジプラットフォームの特徴>

  1. 【遠隔オンラインサポート】
    スカイプやテレビ会議システムの活用により、移動時間やフライト・宿泊費を排除。オンライン会議での打ち合わせを基本とすることで、通常年間20~30回の対面ミーティングを年間4回程度に削減
  2. 【手順書・テンプレート無償提供】
    これまでコンサル会社に頼らざるを得なかった「業務システム分析」やシステム調達仕様書などの「仕様書作成」を、顧客自らが円滑に行えるよう、「業務システム最適化手法」「システム調達関連手法」「プロジェクトマネジメント手法」などのノウハウをテンプレートとして提供
  3. 【コミュニケーションツール提供】
    グラビス・アーキテクツが独自開発したコミュニケーションツール「glavity-works」により、プロジェクトメンバー間のシームレスなデータやり取り、プロジェクト進捗状況のタイムリーな相互把握を実現。コミュニケーションロスを排除
旭川市業務システム最適化計画策定支援業務
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