グラビス・アーキテクツ株式会社

個人情報保護に対する基本方針

2016年10月3日
グラビスアーキテクツ株式会社
代表取締役 古見 彰里
当社は、適切な個人情報保護を実施するための基本方針を下記の通り宣言し、JIS 規格(JIS Q 15001:2006)に準拠して定めた個人情報保護に関するマネジメントシステムの 実施ならびに改善を行います。
グラビスアーキテクツ株式会社(以下、当社)は、全てのステークホルダーの皆様のIT等を通じた活動に貢献するため、コンサルティング手法を用い各種サービスを通じて、最適なソリューションをご提供することを目的に、当社の「情報セキュリティ基本方針」に基づき、個人情報保護方針を定めます。当社の業務に従事するすべての者(従業者)は、個人情報が、厳正な管理のもとで適切に利用し保護すべきお客様の大切な財産である事と、当社にとって重要な資産であるという認識のもと、個人情報の保護に関するマネジメントシステムの適切な運用を通じて、以下の方針に従うとともに徹底した管理体制を維持しお客さまの信頼に応えてまいります。

  1. 事業の内容および規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用および提供について定めた社内規定を遵守します。この規定には個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱を行わないことおよびそのための措置を含みます。
  2. 個人情報に関する法令、国が定める指針やその他の規範を遵守します。
  3. 個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えいなどの予防ならびに是正に関する適切な措置を講じます。
  4. 個人情報に関する苦情、相談への対応を実施します。
  5. 個人情報保護に関するマネジメントシステムを継続的に改善します。

以上

個人情報の利用目的

当社の事業活動(インタネットを利用した情報提供サービス及び各種コンサルティングなど)において、次の目的のために利用します。

1.お客様に関する個人情報

  1. 電子メール、ダイレクトメールなどによる情報提供
    ①当社が取り扱う商品・サービスについての提案、その他の情報提供(カタログなどの送付を含みます)
    ②当社が取り扱うサービス、サポート、メンテナンスについての提案、その他の情報提供
    ③催物についての情報提供
  2. 商品・資料の発送
    ①ご契約またはお申し込みいただいた商品・資料などの発送
  3. お客様への対応
    ①お問い合わせ・ご相談への対応、確認、およびその記録
    ②サポート、メンテナンスへの対応、確認、およびその記録
  4. 商品開発
    ①商品開発のためのアンケート調査、モニターの実施
    ②アンケート調査、モニターご協力への謝礼などの送付
  5. 統計資料作成
  6. アンケート集計、分析
  7. 新商品の企画
  8. その他
    ①お客様との商談・打ち合わせの実施、および連絡など
    ②当社施設・設備などの見学者の予約管理と履歴管理
    ③お取り引きご担当者様への情報提供、および連絡など
    ④お取り引き先様から委託された業務の実施

 

2.採用・募集活動応募者、インターンシップ応募者、退職者に関する個人情報

  1. 採用・募集活動応募者(インターンシップ応募者を含みます。)への情報提供および連絡、その他採用・募集活動に関連する利用
  2. 退職者への情報提供および連絡など
  3. 個人情報の提供
    当社は、次の場合を除き、ご本人様の個人情報を第三者に提供しません。
    ①ご本人様の同意がある場合
    ②法令に基づく場合
    ③人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、ご本人様の同意を取ることが困難であるとき
    ④利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合
    ⑤合併その他の理由による事業の承継に伴い、個人情報を提供する場合
    ⑥国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合に、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  4. 当社は、利用目的の達成に必要な範囲において、当社グループ関係会社と個人情報を共同で利用する場合があります。この場合、個人情報の管理について、当社が責任をもって対応します。

個人情報の開示などのお申し込み方法

お客様の個人情報について開示および利用目的の通知、訂正等をご請求される場合、次の事項についてご承諾のうえ、当社個人情報お問い合わせ窓口までお申し込みください。

1.ご請求について

  1. ご請求の対象となる個人情報は、当社が開示などの権限を有する個人情報です。(「個人情報の保護に関する法律」に定める「保有個人データ」と同じです。)
  2. ご請求は、当社が保有している個人情報で特定されるご本人様(以下「ご本人様」といいます。)または代理人(ご本人様から委任された方、または親権者などの法定代理人)に限ります。
  3. 開示、利用目的の通知、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者への提供の停止に関するご請求される場合は、お問い合わせ窓口に必要な請求書様式が用意しております。
    ご請求いただき、必要事項をご記入のうえ、当社個人情報お問い合わせ窓口へご郵送ください。ご請求は、書面のみの受付けです。(ご希望の方には、各請求書を当社から郵送します。その旨お申し出ください。)
  4. 各請求書を当社へ郵送する際の郵送費用は、ご本人様のご負担です。各請求書を当社へ郵送する際は、配達記録郵便など、配達の記録が確認できる方法でお願いします。
  5. 開示および利用目的の通知のご請求の手数料は500円(消費税込み)です。1回ごとに必要です。各請求書を当社へ郵送する際に、手数料500円分の切手または郵便定額小為替※を同封してください。手数料が不足していた場合は、ご連絡します。ご連絡後1週間を経過しても手数料をお支払いいただけない場合、ご請求は無効になります。
    ※「郵便定額小為替」は、郵便局で発行しています。なお、小為替発行の際の手数料は、お客様のご負担です。
  6. 開示と利用目的の通知をあわせて一度にご請求する場合は、1回分の手数料(500円)です。
  7. 開示および利用目的の通知のご請求は、いったんご請求いただきましたら、当社がご本人様の個人情報を保有していない場合、あるいは法令の定める理由により開示などができない場合につきましても、手数料は返却しません。
  8. 訂正等ご請求の際は、当社の保有する「どの個人情報」について「どのように訂正等するか」を、具体的にご指示ください。具体的にご指示いただかない場合、訂正等できません。

2.ご本人様および代理人の確認について

  1. 開示などご請求される場合、ご本人様および代理人を確認するための書類(以下「本人確認書類」)をご提出ください。各請求書を郵送する際に、次の本人確認書類(いずれも氏名、住所、生年月日が確認できるもの)を同封してください。
  2. 本人確認書類において、氏名、住所、生年月日、免許証などの公的書類の発行番号、発行日、および発行者(都道府県名、市区町村名など)以外の個人情報は、当社で本人確認には必要ありません。これらの個人情報は黒く塗りつぶすなど見えなくした後、提出をお願いします。
    (1) ご請求される方がご本人様の場合
    次の(A)または(B)のいずれか
    (A) いずれか1点
    1.運転免許証の写し
    2.旅券(パスポート)の写し
    3.各種健康保険証の写し
    4.各種年金手帳の写し
    5.写真付住民基本台帳カードの写し
    6.外国人登録証明書の写し
    7.身体障害者手帳の写し
    8.印鑑登録証明書(作成日より3ヶ月以内もの。余白に当該印鑑により捺印)
    または
    (B)
    (ア)(イ)から
    それぞれ1点
    (合計2点)
    (ア)
    1.戸籍謄本または抄本(作成日より3ヶ月以内のもの)
    2.住民票(作成日より3ヶ月以内のもの)
    (イ)
    1.公共料金の請求書の写し
    2.学生証または生徒手帳の写し
    (2) ご請求される方が代理人の場合
    次の1から3のすべて
    1.ご本人様についての(1)の(A)または(B)の本人確認書類
    2.代理人についての(1)の(A)または(B)の本人確認書類
    3.ご本人様による委任状(ご本人様の捺印と当該印鑑の印鑑登録証明書をご提出ください。代理人が親権者などの法定代理人の場合は、ご本人様との関係がわかる戸籍謄本または抄本を提出してください。)

3.開示および利用目的の通知について

  1. 各請求書および本人確認書類により、ご本人様の個人情報であることが確認できた範囲で開示および利用目的の通知を行います。
  2. 開示および利用目的の通知は、各請求書および本人確認書類により確認できたご本人様の住所に、書面を配達記録郵便にて送付する方法で行います。
  3. 各請求書を受け付けてから開示および利用目的の通知を行うまでの期間の目安は、10営業日(約2週間)以内です。

4.訂正等について

  1. 各請求書および本人確認書類により、ご本人様の個人情報であることが確認できた範囲で訂正等を行います。
  2. 各請求書および本人確認書類により確認できたご本人様の住所に、書面を配達記録郵便にて送付する方法で連絡します。
  3. 各請求書を受け付けてから訂正等の結果を連絡するまでの期間の目安は、10営業日(約2週間)以内です。

5.個人情報の削除、利用停止、第三者への提供の停止について

  1. 当社がご本人様の債権を保有している場合など、当社で保有している個人情報の削除、利用停止または第三者への提供の停止を要請されても、一部の個人情報については対応できない場合があります。

6.その他

  1. 各請求書および本人確認書類に記載される個人情報は、開示および利用目的の通知、訂正等を行うために必要な範囲内で利用します。
  2. ご提出の各請求書および本人確認書類は返却しません。各請求書は、当社で適切に管理します。(本人確認書類は、本人確認が終了した後、当社が廃棄します。)
  3. 各請求書および本人確認書類の内容などを確認するため、当社からご本人様または代理人に電話などでご連絡する場合があります。
  4. 開示および利用目的の通知、訂正等の手続きなどについては、予告なく内容の一部または全部を変更する場合があります。開示および利用目的の通知、訂正等を請求する際は、最新の手続きをご確認ください。

7. 個人情報お問い合わせ窓口

各請求書の送付先(郵送でお申し込みください。)
郵便番号:107-0052
住所:東京都港区赤坂2-20-5 デニス赤坂4階
メールアドレス:pms @glavisarchitects.com
(土日、祝祭日、年末年始、夏季休暇、GW期間は除きます。)

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