札幌市「文書管理システム再構築調査業務」(以下「本プロジェクト」という。)を受託したことをご報告いたします。

●プロジェクトの目的
札幌市が文書管理業務の迅速化、適正化、効率化を図るとともに、庁内の情報共有や市民への情報提供を促進し、行政サービスの高度化を図ることを目的に構築した、現行の文書管理システムは、稼働から10年以上が経過し、システムを構成する開発フレームワークのサポートが終了するなど、老朽化が進み、今後、改修コストが増大する懸念が生じています。
また、札幌市においては文書のシステム登録や電子決裁が任意であり、かつ、運用上の制限があることやシステムの操作性、電子文書自体の性質による問題などもあり、起案文書や供覧を行わない説明資料等の文書についてはシステム登録や電子決裁が十分には進んでいないため、効率化や経費削減などの効果が十分にあがっているとは言えない状況となっています。札幌市において平成27年度に策定された「札幌市まちづくり戦略ビジョン・アクションプラン2015」第3章行財政運営の取組では、内部管理業務の一層の業務効率化が掲げられており、文書の事務処理・管理業務についても、電子文書の取扱いの課題等を考慮しつつ、システムの活用等により更なる迅速化や効率化を進めることが求められています。
そのため、電子文書の取扱いの課題等を考慮しつつ、システムの活用等により更なる迅速化や効率化を進める必要があります。また、電子決裁率の向上や公文書改ざんの防止など国の方針に沿った業務改革を進めていく必要性もあります。なお、国においては、改ざん防止などの観点から、電子決裁システム活用の加速化に指針が打ち出されています(平成30年7月20日デジタル・ガバメント閣僚会議にて決定された「電子決裁移行加速化方針」)。
そこで、本プロジェクトでは、以上のことを踏まえ、札幌市の文書事務の運用実態とシステムに係る分析や検証を行った上で、より効率的な事務運用と、それを実現するために必要かつ低コストで運用可能なシステム構築の検討及び提案を行うとともに、その提案に基づいて札幌市が整備するシステムの要件定義を行うことを目的とします。

●プロジェクト概要
本プロジェクトでは、上記の目的を達成するために以下の業務を実施します。
1.業務分析とシステム機能分析による改善方針の検討
2.最適なシステム再構築手法の検討と提示
3.システム要件の定義
4.業務分析の検討後の業務フローの作成

●グラビス・アーキテクツのこれまで実績とその強みを活かしたコンサルティング業務
当社では、本プロジェクトに類似する調査分析業務、最適化計画策定及び調達支援業務等において数多くの実績を有した優秀な要員を抱えております。また、自治体におけるシステム再構築の経験も併せて持ち合わせております。
本プロジェクトにおいても弊社の調査分析、調達支援及びシステム再構築に関する知見やノウハウを余すことなくご提供し、プロジェクト成功に貢献致します。